Louer un appartement : les étapes clés côté propriétaire

Un bailleur qui loue un appartement vide encaisse un dépôt de garantie plafonné à un mois de loyer hors charges, jamais plus, quel que soit l’accord trouvé avec le locataire. C’est le premier point que je vérifie avant toute mise en location : la loi laisse peu de marge sur ce montant, et une erreur ici coûte cher au moment de la restitution. Le reste du parcours laisse davantage de latitude, à condition de respecter l’ordre des étapes.

Quelles sont les étapes pour mettre un appartement en location ?

Vérifier que le logement est décent avant toute annonce

Avant même de penser au loyer, vérifiez que le logement remplit les critères de décence fixés par le décret n°2002-120 du 30 janvier 2002 : surface habitable d’au moins neuf mètres carrés avec une hauteur sous plafond de 2,20 mètres, absence de risque pour la sécurité ou la santé, chauffage en état de fonctionner, accès à l’eau potable et à une évacuation des eaux usées. La loi encadre aussi le délai maximal sans chauffage en cours de bail, un point que beaucoup de bailleurs négligent au moment de rédiger le contrat. Si vous louez meublé, la loi Boutin ajoute une exigence de surface habitable et une liste d’équipements à fournir, du lit à la vaisselle.

Le classement énergétique ne se limite plus à l’information sur la facture de chauffage. Depuis le 1er janvier 2025, les logements classés G au diagnostic de performance énergétique (DPE) ne peuvent plus être proposés à la location, en application de la loi Climat et Résilience du 22 août 2021. Les logements classés F suivront en 2028, puis les E en 2034. Vérifiez la classe énergétique de votre bien avant de vous lancer : un DPE défavorable peut bloquer la mise en location, pas seulement en retarder la signature.

Réaliser les diagnostics obligatoires avant l’annonce

Le dossier de diagnostic technique regroupe plusieurs documents à annexer au bail : le diagnostic de performance énergétique, un constat de risque d’exposition au plomb pour les logements construits avant 1949, un diagnostic électricité et gaz si l’installation a plus de quinze ans, et un état des risques naturels et technologiques selon la zone. Publier une annonce sans ces documents expose à un retard : un futur locataire sérieux les réclame avant de s’engager. Le DPE a une durée de validité de dix ans, sauf pour ceux réalisés entre 2018 et 2021, raccourcie par la réforme méthodologique du 1er juillet 2021 : si le vôtre date de cette période, un nouveau diagnostic s’impose souvent avant même l’échéance des dix ans.

Comment fixer le loyer et le dépôt de garantie ?

Le dépôt de garantie ne se négocie pas au-delà des plafonds légaux : un mois de loyer hors charges pour une location vide, deux mois pour un meublé. Si vous optez pour la location meublée, ce doublement du dépôt entre dans le calcul de rentabilité dès le départ. Sur le montant du loyer lui-même, la marge dépend d’abord de votre commune. Ce que je vérifie systématiquement avant de fixer un prix, c’est si le bien tombe dans une zone tendue : dans ce cas, l’encadrement des loyers prévu par la loi ALUR du 24 mars 2014 s’applique dès le changement de locataire, et le montant ne se fixe pas librement. Beaucoup de propriétaires zappent cette vérification, publient une annonce à un prix trop élevé, puis doivent rembourser le trop-perçu au locataire. Dépasser durablement le plafond expose aussi à un rappel à l’ordre du préfet et, en l’absence de régularisation, à une sanction financière prévue par la loi ELAN du 23 novembre 2018. Pour un premier bail sur un logement jamais loué auparavant, le loyer se fixe librement : c’est la seule situation où l’encadrement ne s’applique pas.

⚠️ Publier une annonce sans vérifier si la commune applique l’encadrement des loyers est l’erreur la plus fréquente : le complément de loyer injustifié doit être remboursé au locataire.

Une fois le bail signé, le loyer ne bouge plus au gré de vos envies. Une révision annuelle ne s’applique que si une clause du contrat le prévoit explicitement, et seulement en suivant l’indice de référence des loyers (IRL) publié chaque trimestre par l’Insee. Sans cette clause, aucune augmentation n’est valable, même après plusieurs années. Les charges suivent une autre logique : elles se règlent par provision mensuelle, régularisée une fois par an sur justificatifs, pour tout ce qui est légalement récupérable auprès du locataire, du chauffage collectif à la taxe d’enlèvement des ordures ménagères.

Trouver et sélectionner le bon locataire

Une fois le logement prêt et le loyer fixé, la sélection du locataire détermine la tranquillité des mois suivants. Deux étapes comptent vraiment : l’annonce et le dossier. Une visite bien préparée, avec un logement rangé et éclairé, réduit aussi le nombre d’allers-retours avant de trouver un candidat sérieux. Organisez plusieurs créneaux groupés plutôt que des rendez-vous individuels : cela vous fait gagner du temps et permet de comparer les dossiers reçus le même jour, sans laisser traîner une décision.

Rédiger et diffuser une annonce complète

Une annonce efficace mentionne la surface, le loyer charges comprises, le montant du dépôt de garantie, la performance énergétique issue du DPE et la date de disponibilité. Plus l’annonce est précise, moins vous recevez de candidatures hors sujet, et moins de temps vous perdez à visiter. Depuis la loi ALUR, l’annonce doit aussi préciser si le logement entre dans une zone où l’encadrement des loyers s’applique, avec le loyer de référence majoré correspondant.

Le dossier locataire : ce que la loi autorise à demander

Le décret n°2015-1437 du 5 novembre 2015 fixe une liste fermée de documents que vous pouvez exiger. Tout le reste est interdit, même si la demande semble anodine :

• une photo d’identité isolée, en dehors d’une pièce d’identité complète
• un relevé de compte bancaire ou une autorisation de prélèvement automatique
• un extrait de casier judiciaire
• un contrat de mariage ou un jugement de divorce
• un chèque de banque non émis, remis en garantie avant la signature

❌ Exiger un relevé de compte bancaire ou une photo d’identité au candidat va à l’encontre du décret n°2015-1437, même si la demande semble une précaution raisonnable.

Un garant facilite la sécurisation du dossier, surtout pour un premier bail ou un locataire sans historique locatif, mais il ne remplace pas un examen sérieux des revenus déclarés dans le dossier lui-même. Refuser un candidat au motif de son origine, de son sexe, de sa situation de famille ou de son état de santé relève de la discrimination définie aux articles 225-1 et 225-2 du code pénal, avec des sanctions pénales à la clé. Seuls des critères objectifs liés à la solvabilité et au dossier justifient un refus. Une fois le dossier vérifié et le candidat retenu selon ces critères, vous pouvez organiser la remise des clés et préparer le bail.

Comment sécuriser la signature du bail et l’état des lieux ?

Le contrat peut prendre plusieurs formes. Le bail classique dure trois ans si vous êtes une personne physique, six ans si vous êtes une société, avec un renouvellement tacite à l’échéance. Au-delà de ce format, il existe le bail mobilité, un contrat court de un à dix mois sans dépôt de garantie, réservé à des locataires en formation, en mission ou en mutation professionnelle. Le bail doit préciser la surface habitable exacte, le montant du loyer de référence si votre commune applique l’encadrement, la liste des équipements pour un meublé, et une clause résolutoire qui accélère la procédure en cas d’impayé. Sans cette clause, une procédure d’expulsion prend nettement plus de temps devant le juge.

L’état des lieux d’entrée se compare ensuite à celui de sortie, pièce par pièce, équipement par équipement. C’est ce document, et lui seul, qui justifie une retenue sur le dépôt de garantie : une trace d’usure normale ne se facture pas, une dégradation avérée si. Faites-le sérieusement dès l’entrée du locataire, avec des photos datées si possible, car un état des lieux vague ou incomplet se retourne presque toujours contre le bailleur au moment de la sortie. Le juge tranche en cas de désaccord, et il tranche sur la base de ce document, pas sur des souvenirs. Prévoyez aussi une assurance propriétaire non occupant : elle couvre les dégâts qui touchent le bâti pendant la location, un risque que l’assurance habitation du locataire ne prend jamais en charge. Si le désaccord persiste malgré un état des lieux détaillé, un commissaire de justice peut établir un état des lieux contradictoire à frais partagés, une option utile quand la confiance s’est déjà dégradée entre les deux parties.

📏 Le délai de restitution du dépôt de garantie est d’un mois si l’état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée, deux mois dans le cas contraire.

Le bail continue de s’appliquer même si le propriétaire vend le logement en cours de location : le nouvel acquéreur reprend le contrat tel quel, jusqu’à son terme, sans possibilité de renégocier les conditions en cours de route.

Agence immobilière ou gestion directe : quel choix ?

Passer par une agence coûte des honoraires plafonnés au m² selon la zone, partagés entre vous et le locataire pour la rédaction du bail et l’état des lieux, auxquels s’ajoutent des frais de gestion locative si vous confiez le suivi mensuel. En échange, l’agence gère les visites, vérifie les dossiers et porte une part de la responsabilité juridique en cas de litige. Gérer seul demande plus de temps, surtout pendant la phase de recherche du locataire, mais élimine ces frais et garde le contact direct avec le locataire, un point que certains bailleurs jugent utile pour suivre l’état du logement au fil du bail. Le tableau suivant résume les écarts qui comptent le plus au moment de choisir.

Un mandat de gestion locative, proposé par certaines agences, combine les deux formules : vous confiez le suivi mensuel et les relances, mais gardez la main sur les grandes décisions comme la fixation du loyer ou le choix du candidat.

Comment se protéger contre les loyers impayés ?

Trois dispositifs coexistent, et je recommande toujours de comparer leur coût réel avant de choisir. La caution solidaire, apportée par un proche du locataire, ne coûte rien mais dépend de la solvabilité du garant. La garantie Visale, proposée par Action Logement, couvre gratuitement certains profils de locataires, notamment les moins de trente ans et les salariés récemment embauchés. La garantie loyers impayés, souscrite auprès d’un assureur, couvre un profil plus large de locataires mais coûte entre deux et quatre pour cent du loyer annuel charges comprises, à intégrer dans votre calcul de rentabilité. Aucun de ces trois dispositifs ne dispense de vérifier le dossier avec sérieux au départ : une garantie compense un défaut de paiement, elle ne compense pas une sélection bâclée. Certains bailleurs cumulent à tort deux garanties gratuites sur le même locataire, ce que la loi interdit : Visale et une caution solidaire classique ne se combinent pas sur un même bail. En cas d’impayé malgré tout, le locataire garde une protection : la trêve hivernale suspend toute expulsion du 1er novembre au 31 mars, quelle que soit l’avancée de la procédure.

FAQ sur la mise en location d’un appartement